湖南省进入第一批和第二批传统村落名录中的村落共有72个，分布在全省11个市（州）31个县（市）区。具有分布点多、分布不均的特点，无法进行集中突击调查。为此，省民协于2014年6月27日召开主席团会议共同研究部署传统村落立档调查工作。湖南省文联主席谭仲池，湖南省文联党组书记、副主席江学恭等领导出席会议。

       会上省民协办公室主任吕学品传达了民协、摄协关于开展传统村落立档调查工作的目的、意义。具体解读了传统村落立档调查工作中文字和图像的调查要求及湖南省传统村落立档调查的工作计划与说明。明确指出此项工作要按照国家规定的任务表按时保质保量完成，同时对于名录之外有价值的传统村落也要按照要求报送材料。

       省文联主席谭仲池在讲话中指出，传统村落立档调查工作很有意义，省文联，省民协要把它作为一项重要工作抓好，严格按照国家要求，形成调查样板。同时，也要把工作任务进行分解，推动各个市（州）组织相关工作人员开展调查工作，充分发挥专家学者才能。省文联党组书记、副主席江学恭高度概括并且精妙分析了此项工作的特点。他指出，传统村落立档调查工作是一项大事，传统村落是一个民族文化发展的支点，事关民族文化传承；同时也是一个好事，是一项功在当代、利在千秋的好事；但也是一项难事，此次传统村落调查范围广，环节多，内含要求深，要严格按照规定的格式要求开展工作，同时要去伪存真，避免“伪村落”进入到档案中来。最后他要求把这项工作当成一件实事抓好，省文联要发文件通知，让全省各级文联都知道这件事情，督促地方文联和相关协会做好此项工作，不能误期。

       为此，7月2日，湖南省文联印发《关于开展传统村落立档调查和寻找湖南最美“古村镇、老手艺”活动的通知》（湘文联政发〔2014〕34号）文件。就传统村落立档调查工作的宗旨、目标与对象、建档与信息报送的标准、实施步骤都做了详细的说明，并要求各级文联、民协、摄协充分认识到此项活动的重要意义，积极做好相关工作，建立工作责任机制，明确专人负责本次活动，认真组织广大民间文艺家、摄影家以对中华民族文明高度负责的精神和科学的态度积极参与并在规定时间内完成好传统村落立档调查工作。